Η αναφορά περιστατικών και «παρ΄ολίγον» περιστατικών (“near-miss”) θεωρείται σημαντική για την εδραίωση Ασφάλειας σε πολλές βιομηχανίες υψηλού κινδύνου, μεταξύ των οποίων και η ναυτιλία. Η διερεύνηση τους αποτελεί  εργαλείο για τη βελτίωση των Συστημάτων Ασφαλούς Διαχείρισης (SMS), αφού η εμπειρία που αποκτάται από τα περιστατικά αυτά μπορεί να συμβάλλει στη βελτίωση της απόδοσης προληπτικά.

Η απαίτηση αναφοράς περιστατικών και «παρ΄ολίγον» περιστατικών Ασφάλειας περιλαμβάνεται στον Κώδικα ISM και είναι υποχρεωτική για όλα τα πλοία που ελέγχονται από τη Σύμβαση SOLAS. Αν και τα SMS των ναυτιλιακών Εταιριών προβλέπουν διαδικασίες εσωτερικής υποχρεωτικής αναφοράς τέτοιων περιστατικών, γενικά αποφεύγεται η εθελοντική συνεισφορά αυτών των πληροφοριών σε ανοιχτά συστήματα αναφοράς.

Tο γεγονός ότι τα συστήματα ανοιχτών αναφορών στη ναυτιλία είναι περιορισμένα οφείλεται κυρίως στο πνεύμα κοινωνικής καταδίκης και απόρριψης (“blame culture”) του ατόμου που αναφέρει περιστατικό, στις διαφορές και την ασυμβατότητα μεταξύ συνηθειών εργαζομένων και SMS καθώς και σε λανθασμένη ή χλιαρή αντίδραση που ενισχύει την έλλειψη εμπιστοσύνης των εργαζομένων στα επίσημα συστήματα αναφοράς. Όλα αυτά συντηρούν το καταδικαστικό πνεύμα και οδηγούν σε περίπλοκα συστήματα αναφοράς που δεν ευνοούν τη διάχυση χρήσιμων συμπερασμάτων (“lessons learned”).

Για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων, η HELMEPA σε συνεργασία με τη DYNAMARINe, διαχειρίστριες εταιρείες-Μέλη της και τους εταίρους του προγράμματος δημιούργησε την Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Εθελοντικής Αναφοράς Περιστατικών και Near Miss – VIRP.

Σκοπός είναι οι διαχειρίστριες εταιρείες-Μέλη της HELMEPA και της CYMEPA να υποβάλλουν εθελοντικά αναφορές περιστατικών και near-miss ώστε από τα στοιχεία αυτά που θα διατηρούνται σε ανώνυμη μορφή, να προκύπτουν χρήσιμα στατιστικά στοιχεία και συμπεράσματα σε θέματα Ασφάλειας. Τα στοιχεία αυτά θα μπορούν να ενσωματώνονται στα συστήματα εκτίμησης ρίσκου (risk assessment) και διαχείρισης ασφάλειας (SMS) των εταιρειών-Μελών και θα διαχέονται ευρύτερα από τη HELMEPA για να αποφεύγεται η επανάληψη ίδιων λαθών και περιστατικών.

Ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται σε «παρ’ολίγον» περιστατικά υψηλής επικινδυνότητας (high potential ή HiPo near-miss incidents), τα οποία αποτελούν ξεχωριστή κατηγορία αναφοράς στην πλατφόρμα VIRP και ενθαρρύνεται ο διαχωρισμός τους από τα λιγότερα σημαντικά περιστατικά.

Κάθε διαχειρίστρια εταιρεία-Μέλος που συμμετέχει θα λαμβάνει ειδικό κωδικό πρόσβασης σε αποκλειστικό χώρο στην ηλεκτρονική πλατφόρμα VIRP, όπου θα μπορεί να διατηρεί, να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται όλα τα περιστατικά  και «παρ΄ολίγον» περιστατικά near-miss των πλοίων της. Από εκεί θα μπορεί να επιλέγει τα περιστατικά και near-miss υψηλής επικινδυνότητας που θα μεταφορτώνει (upload) στον κοινό χώρο της ηλεκτρονικής πλατφόρμας.

Όλες οι αναφορές περιστατικών και near-miss που υποβάλλονται στην πλατφόρμα είναι ανώνυμες.  Επιπλέον, πριν εμφανιστούν στην πλατφόρμα ελέγχονται από τη HELMEPΑ ώστε να αφαιρούνται τυχόν «ευαίσθητα» δεδομένα που μπορούν να οδηγήσουν στην ταυτοποίηση ατόμων ή πλοίων. Χρήσιμα στατιστικά στοιχεία και αποτελέσματα για τις τάσεις και τυχόν κενά σε θέματα Ασφάλειας θα διαχέονται στους συμμετέχοντες μέσω της πλατφόρμας VIRP και ηλεκτρονικών ενημερώσεων της HELMEPA.

Οι ακόλουθες εταιρείες-Μέλη της HELMEPA έχουν υποστηρίξει από την αρχή τη δημιουργία της πλατφόρμας VIRP παρέχοντας χρήσιμες συμβουλές και στοιχεία καθώς και αναφορές περιστατικών Ασφάλειας και near-miss: